ビジネス用語「書面提出」の意味と面着回答の必要性について

ビジネスにおける「書面提出」とは、書面に記載した内容を正式に提出することを意味しますが、これがどのような場面で求められ、面着回答（面と向かっての回答）との関係がどのようになるのでしょうか。本記事では、書面提出の必要性と面着回答を避ける方法について解説します。

書面提出の意味とその目的

ビジネス用語で「書面提出」という言葉は、書類やメール、ファックスなど、正式な文書に記載して提出することを指します。このような提出は、記録として残るため、後々の確認や証拠として使われることが多いです。また、書面で提出することで、相手に対して自分の意見や返答が明確に伝わります。

例えば、契約書や提案書などの重要な書類は、必ず書面で提出されることが求められます。これにより、後日紛争が起きた際にも書面が証拠として活用されるため、書面提出は非常に重要です。

面着回答とは、文字通り「面と向かっての回答」を意味し、相手の質問に対して、直接会って答えることを指します。面接や商談の場などでよく使われる方法で、対面でのコミュニケーションを重視する場合に求められます。

一方で、電話やメールでの回答は、面着回答とは見なされません。面着回答は、相手に対して誠実に向き合い、信頼を築くための手段として用いられます。

書面提出と面着回答は、基本的に別物です。書面提出は文書を通じての正式なやり取りを意味する一方、面着回答は対面での対話を指します。しかし、ある場面では、書面提出を求められた後、さらに面着回答を求められる場合もあります。

例えば、契約に関する重要な書類を提出した後、相手から直接質問を受けて、それに対して面と向かって答える場面です。このような場合、書面提出だけではなく、対面での回答も必要となります。

もし面着回答を避けたい場合、事前に相手に対して、書面での回答を希望している旨を伝えることが重要です。書面提出が求められる場合でも、その後のフォローアップや追加の質問に対しては、できるだけ書面で回答をしてもらえるよう依頼することが可能です。

また、メールでのやり取りを活用することも一つの方法です。面着回答を避けるためには、電話や対面ではなく、メールなどの書面形式でのやり取りを提案することが効果的です。

「書面提出」と「面着回答」の違いを理解し、適切に対応することはビジネスにおいて非常に重要です。面着回答を避けたい場合は、事前に書面でのやり取りを希望することを伝え、相手と合意を得ることが大切です。ビジネスの場面では、相手との信頼関係を築くためにも、適切な方法で対応することが求められます。